چاپگرهای برچسب با استفاده از فناوری حرارتی مستقیم یا انتقال حرارتی کار می‌کنند. در چاپ حرارتی مستقیم، چاپگر مستقیماً به کاغذ برچسب مخصوص گرما می‌دهد که هنگام گرم شدن سیاه می‌شود و در نتیجه متن یا تصویر مورد نظر ایجاد می‌شود. از سوی دیگر، چاپ انتقال حرارتی از روبانی استفاده می‌کند که توسط گرمای چاپگر روی برچسب ذوب می‌شود و جوهر را به ماده برچسب منتقل می‌کند.

چاپگرهای برچسب می‌توانند برای چاپ انواع مختلف برچسب‌ها، از جمله برچسب‌های حمل و نقل، برچسب‌های آدرس، برچسب‌های بارکد، برچسب‌های دارایی، برچسب‌های محصول و موارد دیگر استفاده شوند. آن‌ها معمولاً می‌توانند طیف وسیعی از اندازه‌ها و مواد برچسب را در خود جای دهند و امکان انعطاف‌پذیری در چاپ برچسب را فراهم کنند.

اگرچه چاپگرهای برچسب معمولاً در محیط‌های تجاری مورد استفاده قرار می‌گیرند، اما می‌توانند به همان اندازه برای استفاده شخصی نیز مفید باشند. افراد می‌توانند از چاپگرهای برچسب برای سازماندهی وسایل شخصی، ایجاد برچسب‌های سفارشی برای صنایع دستی یا محصولات خانگی یا حتی چاپ برچسب‌های آدرس برای نامه‌های شخصی استفاده کنند.

هنگام انتخاب چاپگر برچسب، عواملی مانند کاربرد مورد نظر از برچسب‌ها، اندازه‌های برچسب مورد نیاز، حجم برچسب‌هایی که باید چاپ شوند، گزینه‌های اتصال (USB، اترنت، بی‌سیم)، سازگاری با سیستم رایانه شما، بودجه و هرگونه ویژگی یا قابلیت اضافی مورد نیاز را در نظر بگیرید.

چاپگرهای برچسب روشی مناسب و کارآمد برای چاپ برچسب برای اهداف مختلف هستند. یک سوال رایج هنگام استفاده از چاپگر برچسب این است که چگونه اندازه برچسب را برای رفع نیازهای خاص تنظیم کنیم. خوشبختانه، تنظیم اندازه برچسب در چاپگر بارکد برچسب یک فرآیند نسبتاً ساده است. در اینجا چند مرحله ساده آورده شده است:

۱. ابتدا برچسب با اندازه مناسب را در چاپگر قرار دهید. مطمئن شوید که اندازه برچسب با اندازه‌ای که می‌خواهید چاپ کنید مطابقت دارد.

۲. از طریق نرم‌افزار چاپگر یا پنل کنترل چاپگر، به منوی تنظیمات چاپگر دسترسی پیدا کنید.

۳. گزینه Label Size را در تنظیمات چاپگر پیدا کنید. بسته به مدل چاپگر شما، این گزینه ممکن است در قسمت Printing Preferences یا Printer Properties یافت شود.

۴. پس از یافتن گزینه Label Size، اندازه مناسب را از منوی کشویی انتخاب کنید. برخی از چاپگرها اندازه‌های برچسب از پیش تعیین‌شده‌ای دارند، در حالی که برخی دیگر به شما امکان می‌دهند با وارد کردن ابعاد، اندازه برچسب را سفارشی کنید.

۵. پس از انتخاب اندازه برچسب، برای ذخیره تغییرات، روی اعمال یا ذخیره کلیک کنید.

۶. برای اطمینان از صحت اندازه برچسب، یک نمونه برچسب را به صورت آزمایشی چاپ کنید. در صورت لزوم، اندازه برچسب را تنظیم کنید تا به اندازه دلخواه برسید.

سخت‌افزار اکثر چاپگرهای برچسب، طیف گسترده‌ای از اندازه‌ها و انواع برچسب، از جمله مواد و اندازه‌های مختلف برچسب را پشتیبانی می‌کنند.

چاپگرهای برچسب حمل و نقل معمولاً از گزینه‌های اتصال متنوعی مانند USB، WiFi و غیره برای اتصال به رایانه یا پایانه POS پشتیبانی می‌کنند.